創業後に必要となるのは様々ありますが、内部管理面で必ずしなければならないのが経理作業です。
法人や青色申告事業者にとって、会計ソフトは、必要なアイテムの一つと言っても良いかもしれません。
もちろん、帳簿の作成は、紙とペンを使って作成することも可能です。また、パソコン（エクセルなど）を使っても
ある程度のことはできますが、時間の節約を考えると会計ソフトで行うことが現実的です。
なお、会計ソフトは年々進化を続け、最近では、インターネットベースのクラウド会計ソフトが普及しつつあります。
今回の記事では、そのクラウド会計ソフトの概要と主要なソフトで具体的な導入方法を説明したいと思います。
そもそも、クラウド会計ソフトとは
従来の会計ソフトは、パソコンにインストールして利用することを前提としていて、パソコン端末にデータを保存して処理するものが大半でした。
クラウド会計ソフトは、ブラウザーなどを使ってインターネット上にデータを保存し処理することになります。インターネット環境の浸透で、家でもカフェでもWi-Fi環境にサクサクつながるようになると、クラウド会計が台頭してくるようになりました。
インターネット上で処理することで、下記の様々なメリットを享受することが可能になります。
事業所や自宅、カフェなど、どこからでも利用可能
データがクラウド上に保存されているので、インターネットにつながるWi-Fi環境があれば、いつでも、どこからでも会計データを見たり、処理することができます。
また、パソコンはWindows、Macを問いませんし、タブレットやスマホから操作することもできる点も大変便利です。さらに、社長、部長、経理担当者など、社内の複数人でデータを共有するのも容易です。
このような特性から、クラウド会計であれば、テレワークを使った在宅勤務でも仕事を楽にこなせることが可能です。
バージョンアップの手間の必要がない
会計ソフトは、法令改正や機能追加などでバージョンアップが必要となります。例えば、消費税が増税になる際など、古いバージョンのソフトでは、正確な経理作業ができなくなってしまいます。
従来型の会計ソフトでは、旧バージョンのプログラムから新バージョンのプログラムへ自分で移行処理をしなければなりません。一方、クラウド会計ソフトは、サーバー上で処理・管理されているためバージョンアップ作業を利用者が実施する必要はありません。ソフトの維持管理面ではメリットがあると言えるでしょう。
・銀行やクレジットカード等の電子データを連携しやすい
銀行、クレジットカード、電子マネー、POSレジ、勤怠管理データなど、様々なサービスと連携することで、入力や仕訳を自動化することができます。
インストール型のソフトでも最近では連携する機能も備わったものも登場してきていますが、
クラウド会計ソフトの方がスムーズに連携することが可能です。
・パソコンの障害・紛失や災害に強い
クラウド会計ソフトの場合、データはクラウドに自動保存されるので、火災や地震など万が一のことがあっても安心感があります。事業継続（BCP）にとっては、大変有益と言えるでしょう。
パソコンが壊れたり紛失しても、データが消えることはありません。またパソコンを買い換えてしも、データの移し替えや設定作業が不要ですので、楽と言えます。
注意が必要！クラウド会計のデメリット
一見便利なクラウド会計ソフトであっても、実はデメリットは色々とあります。例えば、下記のデメリットは要注意でしょう。
・ネット環境がないと利用できない
いつでも、どこでも利用できる反面、インターネット環境がないところでは一切利用できません。例えば、停電やプロバイダーの障害など、何らかの利用でインターネット接続が不通となった場合が怖いです。
不測の事態が生じた場合、業務がストップしてしまうことを肝に銘じておく必要があります。
サーバー障害などで、利用できない時間帯が発生する
クラウド会計のデメリットとして、サーバー障害が発生すると、一切利用できないリスクがあります。また、事前に告知はありますがメンテナンス中も利用することはできません。
過去には、freeeで月末に数時間、システム障害が発生し利用できない騒ぎがありました。
決算作業や申告作業でドキドキした経理担当者も多かったのではないでしょうか？
また動作が不安定になったり、ログインできないなどの事象も発生しているので事前に知っておきましょう。
サブスク特有のリスク
クラウド会計ソフトの契約は、基本的にサブスクリプション契約となります。
サブスク契約のため月額制となりますが、会計データを処理しているため、一定期間は使用し続けなければならいといった点にデメリットがあります。また、サービス拡充とともに、突然、料金体系と合わせて利用できるサービス範囲が変更になることもあります。
現在の料金では、これまで使っていたサービスの利用継続が困難となることもありえます。利用料の割増、仕様変更、サービス停止などの点に注意が必要かもしれません。
セキュリティリスク
インターネット上にデータがあるため、セキュリティ管理をしっかりとしておかないと、従来ソフトと比べてデータが漏洩する可能性が高いと言えるでしょう。
いつでも、どこでも、誰でも利用できるという利便性が高い側面がある反面、ユーザIDとパスワードがあれば、簡単に会計データにアクセスできます。
インストール型ソフトと比較しても、ユーザIDや権限設定などのセキュリティ対策はより一層対策を講じておくことが必要でしょう。
対応していない業種がある
クラウド会計ソフトの種類にもよりますが、対応していない業種も多々あります。小売業などの一般的な業種であれば問題ありませんが、少し特殊な会計が必要な業種は要注意です。
例えば、建設業会計、一般社団法人、一般財団法人、NPO法人、社会福祉法人、学校法人などは確認しておきましょう。
クラウド会計に関するよくある質問
クラウド会計では、全自動で会計処理してくれると聞きましたが、経理担当は、何もしなくて良いのですか？
クラウド会計の料金は従来型のソフトより安くなりますか？
まとめ
以上、クラウド会計ソフトについて簡単に説明しました。
最近では、クラウド会計ソフトの機能も目覚ましく、日に日に進化しています。
これから起業・開業される方は、ぜひクラウド会計ソフトも検討してみてください。